Du möchtest eine wichtige E-Mail an eine Kundin, deinen Vorgesetzten oder einen Geschäftspartner schreiben. Inhaltlich weißt du genau, was du sagen möchtest. Aber wie formulierst du deine E-Mail auf Deutsch so, dass sie professionell, freundlich und selbstsicher klingt?
Gerade wenn Deutsch nicht deine Muttersprache ist, können dabei schnell Fragen entstehen: Welche Anrede passt? Wie direkt darf ich formulieren? Welcher Schlusssatz klingt professionell? Und welche Grußformel ist heute üblich?
In diesem Beitrag zeige ich dir, wie du eine formelle E-Mail auf Deutsch richtig aufbaust.
Wenn du ChatGPT zum Schreiben deiner E-Mails nutzt, findest du hier meine Tipps und Prompts für E-Mails auf Deutsch mit ChatGPT.
1. An wen sollte man eine formelle E-Mail auf Deutsch schreiben?
Grundsätzlich solltest du formell schreiben, wenn du eine Person noch nicht kennst oder wenn eure berufliche Beziehung eine formelle Kommunikation erfordert.
Das gilt zum Beispiel für die Kommunikation mit Kund:innen, Geschäftspartner:innen, Vorgesetzten, Behörden oder Versicherungen. Auch bei einem ersten beruflichen Kontakt ist eine formelle E-Mail meistens die sichere Wahl.
Wie formell eine E-Mail sein sollte, hängt allerdings auch von der Unternehmenskultur und eurem bisherigen Kommunikationsstil ab. Wenn ihr euch schon duzt und einen persönlichen Umgang miteinander habt, darf natürlich auch deine E-Mail weniger formell sein.
2. Worauf kommt es bei einer formellen E-Mail auf Deutsch an?
Eine professionelle E-Mail sollte klar, höflich und verständlich formuliert sein. Die Empfängerin oder der Empfänger sollte schnell erkennen können, worum es geht und was du von ihr oder ihm möchtest.
In der formellen Kommunikation verwendest du die Anrede „Sie“ und die Pronomen „Ihr“ und „Ihnen“.
Wichtig ist, dass du die Empfänger:innen formal mit Nachnamen – Frau Müller / Herr Jensen – ansprichst.
Es kommt dabei nicht nur auf die korrekte Grammatik an. Auch Ton, Direktheit und Höflichkeit spielen in der deutschen Geschäftskommunikation eine essentielle Rolle.
3. Die 6 formellen Elemente einer E-Mail auf Deutsch
Eine vollständige E-Mail beinhaltet 6 formelle Elemente:
• Thema / Betreff
• Anrede
• Einstieg
• Anhang / Anlage
• Schlusssatz
• Grußformel
3.1 Der Betreff
In einer E-Mail steht der Betreff an erster Position. Hier beschreibst du kurz, worum es geht.
Zum Beispiel:
• Rückfrage zu unserem Angebot vom 15. September
• Unser Termin am Donnerstag
• Bewerbung als Marketing Managerin
3.2 Die Anrede
In der Anrede sprichst du den Empfänger oder die Empfängerin direkt an.
Zum Beispiel, ganz klassisch:
• Sehr geehrte Frau Nagel,
• Sehr geehrter Herr Paulsen,
• Sehr geehrte Damen und Herren,
(diese Anrede kannst du verwenden, wenn du den Namen der zuständigen Person nicht kennst.)
Denk hier bitte auch daran, ein Komma hinter die Anrede zu setzen!
Modernere Varianten, die auch gut zum formellen Stil passen, sind:
• Guten Tag, Frau Müller,
• Guten Morgen, Herr Kleine,
• Guten Tag! / Guten Morgen! (falls du den Namen nicht kennst)
3.3 Der Einstieg
Beim Einstieg geht es um den ersten Satz in deiner E-Mail. Hier kannst du dein Anliegen bzw. deinen Wunsch konkret beschreiben. Oder dich für etwas bedanken.
Nach der Anrede mit Komma beginnt der folgende Satz mit einem Kleinbuchstaben – anders als im Englischen.
Zum Beispiel:
• vielen Dank für Ihre Nachricht.
• ich habe eine Frage zu Ihrem Angebot vom 10. September.
• ich möchte gern noch einmal auf unser Gespräch am Dienstag zurückkommen.
Nach dem Einstieg kannst du einen kleinen Absatz einfügen und darunter den Text deiner E-Mail schreiben.
3.4 Der Anhang / die Anlage
Vielleicht möchtest du deiner E-Mail etwas hinzufügen: Bei einer Bewerbung kann das dein Lebenslauf sein, bei einer Reklamation zum Beispiel ein Foto. Oder du hast eine Frage zu einer Rechnung und möchtest das Dokument mitschicken. Im Deutschen sprechen wir dann von einem Anhang oder einer Anlage.
• Im Anhang finden Sie meinen Lebenslauf.
• In der Anlage sende ich Ihnen die gewünschte Aufstellung.
• Anbei schicke ich Ihnen die Rechnung.
Alle drei Varianten sind formal korrekt und drücken den gleichen Inhalt aus. Am besten entscheidest du nach deinem ganz persönlichen Empfinden, welche du verwendest.
3.5 Der Schlusssatz
Am Ende deines Textes kannst du dich höflich beim Empfänger bedanken, einen Wunsch oder eine Bitte äußern. Dazu ist der Schlusssatz gedacht.
Der Inhalt deines Schlusssatzes hängt natürlich davon ab, worum es in deiner E-Mail geht. Ich gebe dir hier einige häufig verwendete Formulierungen:
• Vielen Dank für Ihre Unterstützung.
• Bitte geben Sie mir bis Freitag kurz Bescheid, ob der Termin für Sie passt.
• Wenn Sie weitere Fragen haben, schreiben Sie mir bitte.
• Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.
3.6 Die Grußformel
Unter deinem Text sollte die sogenannte Grußformel stehen, mit der du deine E-Mail abschließt.
Klassisch formell:
• Mit freundlichen Grüßen
• Mit besten Grüßen
Etwas persönlicher, wenn es zum Kontakt passt:
• Beste Grüße
• Herzliche Grüße
• Viele Grüße aus Düsseldorf
Wichtig: Nach der Grußformel steht im Deutschen kein Komma.
Mit diesen sechs Elementen hast du eine gute Grundlage für professionelle E-Mails auf Deutsch. Entscheidend ist dabei nicht nur, dass deine E-Mail grammatikalisch korrekt ist. Sie sollte auch klar, professionell und passend zur individuellen Situation sein.
Genau das ist die häufigste Herausforderung, wenn Deutsch nicht deine Muttersprache ist: Was klingt höflich, ohne zu förmlich zu wirken? Wie direkt darfst du formulieren? Und wie bringst du dein Anliegen klar auf den Punkt?
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